Checkliste für Unternehmer, die ein Büro mieten möchten
Rund 17 Millionen Beschäftigte arbeiten in Deutschland aktuell an einem Büroarbeitsplatz. Über 40% davon sind mit ihrem aktuellen Büroumfeld unzufrieden und wünschen sich laut der bundesweiten Befragung „Working Spaces 2025“ mehr Mitbestimmung, was die Gestaltung ihres Arbeitsplatzes angeht.
Arbeitsatmosphäre punktet
Die Ergebnisse der Studie beweisen, dass das Büroumfeld Einfluss auf die Bewertung von Arbeitsverhältnissen hat, fernab von Faktoren wie Gehalt, Stimmung im Team und Arbeitsinhalt. Grund genug, dem räumlichen Arbeitsumfeld eine große Bedeutung bei der Planung von Büroräumen zukommen zu lassen – gerade wenn Sie vor der Entscheidung stehen, sich örtlich zu verändern und neue Büroräume suchen. Die Wahl eines neuen Büros stellt immer einen individuellen Vorgang dar, der von Unternehmen zu Unternehmen mitunter stark variiert. Dennoch können Sie unter Beachtung der Punkte unserer Checkliste Ihre Bürosuche bereits soweit spezifizieren, dass Sie bei Auswahl und Besichtigung in Frage kommender Objekte viel Zeit und Energie sparen können. Denn von Beginn der Suche bis zum Beziehen der neuen Räumlichkeiten muss mit einer Dauer von bis zu 6 Monaten gerechnet werden.
Checkliste Bürosuche
Im stark diversifizierten Büromarkt in Deutschland, auf dem Mieter zunehmend vor der Herausforderung der Flächenverknappung aufgrund des anhaltenden Wirtschaftswachstums bei gleichzeitig geringer Neubauaktivität stehen, verschaffen sich Unternehmen einen Vorteil, die ihre Anforderungen an die Immobilie bereits präzise eingrenzen können. Die grundlegende Frage im Voraus Ihrer Bürosuche sollte lauten: Welchen Zweck muss meine neue Bürofläche erfüllen? Im Folgenden stelle Ich Ihnen die Haupt-Kriterien zu einer Übersicht zusammen, anhand derer Sie Ihre Bürosuche bestens vorbereiten können:
Lage des Büros
Auch in Zeiten der Digitalisierung bleibt die Lage das wichtigste Kriterium für einen Standort. Ob repräsentatives Objekt in der Innenstadt, stylische Start-Up-Fläche im Szene-Kiez oder weiträumiger Bürokomplex in der Peripherie des Zentrums – die Bürohochburgen in Deutschland bieten Ihrem Unternehmen alle Standort-Möglichkeiten.
- Prestige des Standorts: In welchem Stadtteil sehen Sie Ihr Unternehmen?
- Auf gute Nachbarschaft: Welche Unternehmensstruktur soll am Standort herrschen? Gibt es Firmen, deren Nähe Ihrem Business von Nutzen sein kann?
- Infrastrukturelle Anbindung: Auf welchen Wegen erreichen Geschäftspartner und Mitarbeiter Ihr Unternehmen?
- Angenehme Ankunft: Wie viele Parkplätze benötigen Sie?
- Versorgungslage: Gibt es in der Nähe Einkaufsmöglichkeiten bzw. Restaurants?
- Ins Grüne: Wie hoch ist der Erholungswert in der Mittagspause?
Bürofläche
Von einem Minimum von 8 m² Bürofläche pro Mitarbeiter im Zellenbüro bis zum Minimum von 12 m² im Großraum – neben den gesetzlichen Vorgaben für den Flächenbedarf pro Mitarbeiter sollten Sie bei der Flächenberechnung insbesondere auf die atmosphärischen und betrieblichen Auswirkungen Ihrer Rechnung achten.
- Raum für Wachstum: Wie viele Mitarbeiter werden Sie in fünf Jahren beschäftigen? Benötigen Sie die Option einer Flächenerweiterung?
- Raum für Effizienz: Wie viele Einzelbüros benötigen Sie, welche Zahl an Meetingräumen ist die richtige und wie soll der Workflow organisiert werden – klassisch festgelegt oder zukunftweisend fließend?
- Raum fürs Drumherum: Teeküche, Lager, Archiv, Serverraum, Sozialräume und Sanitäranlagen – wie viel Platz für die Versorgung benötigt Ihr Unternehmen in Zukunft?
Büroausstattung
Je nach Dämmung der Räumlichkeiten und technischem Stand der (vorhandenen) Geräte können Energiekosten für ein Büro stark variieren – erkundigen Sie sich bei der Bürosuche und Büroauswahl nach einem Energieausweis des in Frage kommenden Gebäudes und definieren Sie Ihre Ansprüche an die Haustechnik.
- Daten und Digitales: Benötigen Sie Highspeed-Glasfaser-Internet und welche Anforderungen stellt Ihr Büroalltag an die Telekommunikation im Allgemeinen? Lässt die Bausubstanz besten Mobilfunk und lückenlosen W-Lan-Empfang zu?
- Temperatur und Helligkeit: Wärme- und Kältetechnik, Kühldecken, Sonnenschutz, Beleuchtung und Schallschutz – welche Voraussetzungen oder bereits installierten Vorrichtungen soll Ihr neues Büro bieten?
Mietpreis des Büros
Der Mietpreis ist mit Sicherheit ein entscheidender Faktor für die Standortsuche von Unternehmen. Miet- und Nebenkosten stellen im Dienstleistungsbereich meist den größten nicht-personenbezogenen Kostenblock in der Unternehmensbilanz dar. Umso wichtiger ist es für Unternehmer zu vergleichen. Die Durchschnitts-Büromieten in den deutschen Top-Standorten unterscheiden sich im Städtevergleich bereits signifikant, in den einzelnen Teilmärkten innerhalb der Städte ist der Preisunterschied noch gewaltiger. Allein eine Aussage hat an allen Top-Bürostandorten Gültigkeit: Aufgrund der konstant steigenden Nachfrage nach Flächen und des sinkenden Leerstandes steigen die Mietpreise für Büroflächen in den letzten Jahren kontinuierlich.
Für eine aktuelle Übersicht der Büromieten an den deutschen Top-Standorten und in deren Teilmärkten klicken Sie bitte hier!
Bei der Büro-Besichtigung
Wenn Sie nun von Ihrem Berater passende Objekte angeboten bekommen, die Ihre Kriterien erfüllen, stehen die Besichtigungen an. Am interessantesten ist ein Termin innerhalb Ihrer Bürozeiten – so können Sie das Objekt unter realen Bedingungen kennenlernen. Doch bereits auf dem Weg zur Immobilie gilt es, die Sinne zu schärfen. Achten Sie auf den Verkehrsfluss, das geschäftliche Umfeld und den Gesamteindruck der näheren Umgebung. Ihre Geschäftspartner werden diese Impressionen aufnehmen, noch bevor Sie einen Fuß in Ihr Büro gesetzt haben. Werfen Sie auch einen ausführlichen Blick auf die Klingelschilder am Objekt, um Ihre potenziellen Nachbarn zu scannen. Macht die Liegenschaft im Allgemeinen einen gepflegten Eindruck, betreten Sie das Gebäude gerne? Und wie angenehm sind Liftfahrt und Weg zum Büroeingang?
Wenn Sie die Räumlichkeiten schließlich betreten, erhalten Sie individuelle Eindrücke, die Ihnen allein die Besichtigung vermitteln kann. Zwar kennen Sie aus Exposé und Vorgesprächen bereits alle Fakten wie Grundriss, technische Daten und Einrichtung, doch jetzt können Sie die Räumlichkeiten mit allen Sinnen erfahren, Setting und Abläufe visualisieren und entscheidende Fragen beantworten: kann ich mir vorstellen, dieses Büro jeden Tag mit Freude zu betreten? Werden sich meine Mitarbeiter und Geschäftspartner wohlfühlen? Verlassen Sie sich an dieser Stelle zu einem kleinen Teil auch auf Ihr Bauchgefühl.
Wenn Sie ein positives Gefühl haben, geht es ans Eingemachte: Sprechen Sie mit Ihrem Berater darüber, wie man die Räumlichkeiten an Ihr Unternehmen anpassen kann. Benötigt die Einrichtung Änderungen, sollen Räume zusammengelegt oder Wände eingezogen werden? Wie hoch ist der wirtschaftliche und zeitliche Aufwand für etwaige Änderungs- oder Umbauarbeiten? Welche Lösungen gibt es für flexible Arbeitsplatzaufteilungen, damit Ihr Unternehmen noch effizienter arbeitet?
Wenn all diese Fragen zu Ihrer Zufriedenheit geklärt wurden, steht dem Abschluss eines Mietvertrages und Ihrer Vorfreude auf die neue Heimat Ihres Unternehmens nichts mehr im Wege.
Tipp: Fragen Sie vor der Bürosuche Ihre Mitarbeiter nach ihren Ansprüchen an einen modernen Arbeitsplatz und finden Sie dabei heraus, wie Sie mit einem neuen Büro mehr Synergien erzeugen und mit Ihrem Team noch mehr Leistung entwickeln können. Beziehen Sie die Wünsche Ihrer Mitarbeiter in Ihre Überlegungen ein, nehmen Sie gerne einen „Bürobeauftragten“ aus Ihrem Team mit zu den Besichtigungen. Wie die eingangs erwähnte Studie zeigt, legt Ihr Team Wert darauf, bei der Bürogestaltung mitzuentscheiden. So erhöhen Sie nicht nur die Effizienz, sondern bieten Ihren Mitarbeitern auch eine wichtige Perspektive im Unternehmen. Dies erhöht Ihre Chancen beträchtlich, den „Kampf um die besten Talente“ für sich zu entscheiden.
