Der perfekte Meeting-Raum

Persönlich vor Ort oder in der digitalen Dimension?

In Zeiten der Digitalisierung ist Eines noch nicht redundant: Kommunikation. Im Gegenteil. Neben der Business-Kommunikation per (Smart-)Telefon, Chat oder E-Mail sind Meetings nach wie vor wichtige Kommunikationsinstrumente, um Projekte erfolgreich umzusetzen. Ob persönlich in einem der Thinktanks, Teeküchen, Lounge-Bereiche, großzügigen Meeting-Räumen oder per Fernschaltung aus dem Home Office, dem Zug oder dem Flughafen – was macht den Meeting-Raum zu einem idealen Ort der Kommunikation? Welche (technischen) Voraussetzungen sollten gegeben sein, um einen optimalen Austausch zu gewährleisten und wie läuft ein solches Meeting ab?

Mobile Office – das Meeting von unterwegs

Weil ich zu einem Anschlusstermin nach Berlin fliege, nehme ich heute von unterwegs an unserem Meeting teil. Am Flughafen angekommen, versuche ich möglichst schnell durch den Security-Check zu kommen. Das klappt, wie immer, nur bedingt. Aber jetzt ist es geschafft, ich betrete die Lounge, zücke meinen Laptop, der sich automatisch in W-Lan loggt, und schließe das Headset an. Noch 5 Minuten bis das Meeting beginnt. Eine Croissant- und Kaffeebestellung später wähle ich mich in den Konferenzraum ein. Die Übertragung beginnt und ich begrüße die drei Kolleginnen und Kollegen, die schon vor Ort sind. Zwei fehlen noch.

Ergonomisch ausgestattet – der Meeting-Raum vor Ort

Wie immer haben wir den hellen Raum per Online-Buchungssystem für unsere Besprechung reserviert. Gekühlte Getränke und kleine Snacks stehen für die Teilnehmer vor Ort bereit. Wer Kaffee möchte, bringt ihn sich selbst mit oder bestellt ihn am Empfang. Die Licht-Rezeptoren an der Fassade erkennen kritische Sonneneinstrahlung und sorgen mit automatisierten Einstellungen für ideale Lichtverhältnisse, die von der regulierbaren, indirekten Raumbeleuchtung unterstützt werden können. Dank der Klima-Raumkühlung können wir selbst in hitzigen Debatten einen kühlen Kopf bewahren und der automatische Luftwechsel verhindert auch bei Streitthemen allzu dicke Luft.

Im Video-Stream sehe ich, wie eine jüngere Kollegin den Meeting-Raum betritt, in die Runde grüßt und ihren Tisch nach oben fährt, weil sie auch an längeren Meetings grundsätzlich im Stehen mitwirkt. Sie sagt, im Stehen könne sie sich besser konzentrieren und tue gleichzeitig ihrem Rücken etwas Gutes. Seit der Modernisierung unseres Besprechungsraumes im letzten Jahr haben alle Personen, die an einem Meeting teilnehmen, die Möglichkeit, ihre Sitz- oder Stehposition mithilfe flexibler Büromöbel selbst zu wählen. Auch während des Meetings kann die Position jederzeit graduell oder komplett geändert werden, ohne das Gespräch zu stören, weil das Verstellen der Pulte und Sessel geräuschlos und ohne technische Komplikationen vonstattengeht.

Auch der letzte Kollege erscheint nun, entschuldigt sich für die kleine Verspätung, schnappt sich eine Apfelschorle und breitet seine Unterlagen vor sich aus. An die beschreibbare Wand setzt er die Punkte der Tagesordnung. Währenddessen prüfe ich in der Flughafenlounge nochmal, ob ich auch die aktuellste Version meiner Präsentation klickbereit habe, denn vorhin im Taxi habe ich noch eine zusammenfassende Folie hinzugefügt. Alles bereit, jetzt kann es losgehen.

Los geht’s – unser Meeting beginnt

Zunächst heißt es für mich: aufmerksam zuhören, wenn meine Kollegin das Meeting eröffnet. Obwohl mein Mikro Nebengeräusche ziemlich zuverlässig filtert, stelle ich es auf „mute“, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, dass es stören kann, wenn der Sound eines Videoteilnehmers sich beispielsweise bei einem Räuspern einschaltet. Für Zwischenfragen kann ich mich ja mit einem Klick wieder laut stellen.

Ich empfinde es als sehr angenehm, dass jeder Teilnehmer im Meeting-Raum eine eigene Kamera hat, die ihn automatisch im Großbild zeigt, wenn derjenige spricht. So habe ich nicht nur den Blick in die Runde, sondern kann mit jedem Anwesenden von Angesicht zu Angesicht sprechen und durch die Echtzeit-Übertragung seiner persönlichen Mimik und Gestik die Argumentation besser einschätzen.

Jetzt sind meine Zahlen an der Reihe. Ich teile meine Präsentations-Folien in der Video-Konferenz, damit ich alle Teilnehmer durch die Charts führen kann. Die Nachfrage eines Kollegen kann ich am besten anhand einer Statistik beantworten, die nicht Teil meiner eigentlichen Präsentation ist. Kein Problem – ich finde die Datei zügig auf meinem Desktop und präsentiere sie den Teilnehmern inmitten meiner vorbereiteten Folien. Frage geklärt, weiter im Text. Dank einer stabilen Internet-Verbindung, moderner Präsentationstechnik und des eingespielten Teams funktioniert meine Meeting-Teilnahme aus der Ferne störungsfrei. Ich habe das Gefühl, wirklich dabei zu sein und alle Eindrücke zu erhalten, die ich auch vor Ort bekommen hätte.

Am Ende des Meetings werden noch die To Dos jedes Teilnehmers mit Termin festgehalten, dann wünschen mir meine Kolleginnen und Kollegen einen guten Flug und viel Erfolg beim Termin in Berlin, ich ihnen einen schönen Tag – damit ist unser Meeting erfolgreich beendet. Diesmal haben wir sogar die veranschlagte Meeting-Dauer eingehalten. Gut so, denn auch der Flug geht heute pünktlich und bald ist Boarding. Ich klappe meinen Laptop zu, nehme den letzten Schluck Kaffe und mache mich auf den Weg zum Gate.

Wie sieht der perfekte Meeting-Raum aus?

Wie Sie an meiner Schilderung erkennen, halte ich den perfekten Meeting-Raum nicht für ein festgelegtes Zimmer, sondern eher für eine flexible Verbindung zweier oder mehrerer Teilnehmer. Dies kann an einem Ort stattfinden, an dem alle Meeting-Teilnehmer physisch anwesend sind oder aber bei einem digitalen Treffen. Ein physikalischer Meeting-Raum sollte gleichermaßen zu Kreativität anregen und einen angenehmen Aufenthalt gewährleisten (ansprechendes und flexibel nutzbares Mobiliar, Temperatur, Licht, Frischluft, Getränke). Die Qualität des digitalen Meeting-Raumes hingegen ist stark abhängig von aktueller (Präsentations-)Technik und einer stabilen und schnellen Internet-Verbindung.

Tipp: Probieren Sie auch aus, Meetings an einem eher außergewöhnlichen Ort stattfinden zu lassen. Bewegung und frische Luft fördern das Denkvermögen. Bei einem Spaziergang durch den Park zum Beispiel kommt so Mancher auf Ideen, die innerhalb des Gebäudes vielleicht nicht möglich gewesen wären.