Als Betriebskosten werden regelmäßig anfallende Kosten bezeichnet, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch einer Immobilie entstehen. Betriebskosten können sowohl bei Wohnimmobilien als auch bei gewerblich genutzten Objekten anfallen. Sie werden in der Regel im Mietvertrag geregelt und können – abhängig von der vertraglichen Vereinbarung – anteilig auf Mieter umgelegt werden. Abhängig davon, ob es sich um einen gewerblichen Mietvertrag oder einen Mietvertrag über Wohnraum handelt, gelten hier andere Regelungen.
Im alltäglichen Sprachgebrauch werden Betriebskosten häufig mit Nebenkosten gleichgesetzt. Fachlich ist jedoch eine Unterscheidung sinnvoll, da nicht sämtliche Nebenkosten zu den Betriebskosten zählen.
Was sind Betriebskosten?
Laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) handelt es sich bei Betriebskosten um laufende Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Dazu zählen unter anderem Kosten für Wasserversorgung, Heizungsbetrieb oder Müllabfuhr.
Die rechtliche Grundlage für Betriebskosten bildet neben der BetrKV das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Im Mietvertrag kann die Umlage einzelner Positionen vertraglich festgelegt werden.
Betriebskosten bei Wohnungen (Privatpersonen)
In Mietverhältnissen über Wohnraum bilden Betriebskosten einen Bestandteil der Gesamtmiete. Zu den umlagefähigen Positionen zählen laut BetrKV beispielsweise:
- Heiz- und Warmwasserversorgung
- Wasserversorgung und Entwässerung
- Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Gartenpflege und Gebäudereinigung
- Hauswartleistungen
- Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen
- Schornsteinreinigung
- Gebäudeversicherungen
Die Betriebskostenabrechnung erfolgt in der Regel jährlich. Der Abrechnungszeitraum beträgt dabei höchstens zwölf Monate. Mieter haben das Recht, die Abrechnung einzusehen und die enthaltenen Positionen zu prüfen.
Zahlungen können in Form einer Betriebskostenpauschale oder als monatliche Vorauszahlung erfolgen. Bei einer Pauschale ist keine jährliche Abrechnung erforderlich. Bei Vorauszahlungen hingegen erfolgt eine Abrechnung mit möglicher Nachzahlung oder Gutschrift.
Betriebskosten für Gewerbe
Die Betriebskosten für Gewerbe bzw. in gewerblichen Mietverhältnisse unterliegen weniger festen gesetzlichen Vorgaben als im Wohnraummietrecht. Hier gilt im Wesentlichen Vertragsfreiheit, das heißt, die Parteien können die Verteilung und Umlage individuell im Mietvertrag festlegen.
Typische Betriebskostenpositionen in der Gewerbemiete sind:
- Energieversorgung (Heizung, Strom, Wasser)
- Entsorgungskosten
- Gebäudereinigung und Sicherheitsdienste
- Wartung technischer Anlagen
Ein zusätzlicher Aspekt bei der Betriebskostenabrechnung im Gewerbe ist die Umsatzsteuer, die auf bestimmte Betriebskostenpositionen anfallen kann. Diese steuerliche Behandlung wird ebenfalls vertraglich geregelt. Potenzielle Diskussionspunkte betreffen unter anderem Verwaltungskosten oder Instandhaltung, deren Umlagefähigkeit vertraglich festgelegt werden muss.
Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten
Die Begriffe Betriebskosten und Nebenkosten werden im Sprachgebrauch häufig synonym verwendet. Technisch gesehen bezieht sich der Begriff Nebenkosten auf sämtliche zusätzliche Kosten zur Kaltmiete. Betriebskosten sind hingegen ein rechtlich definierter Teil dieser Nebenkosten und beschränken sich auf laufende Kosten.
Nicht zu den Betriebskosten zählen etwa:
- Reparaturen und Instandsetzungen
- Verwaltungskosten, sofern sie nicht im Vertrag aufgeführt sind
- Kosten für die Anschaffung technischer Anlagen
Eine genaue Unterscheidung hilft bei der Einordnung und Bewertung der Abrechnung.
Betriebskosten-Abrechnung: Das muss beachtet werden
Eine Betriebskostenabrechnung sollte nachvollziehbar und vollständig sein. Folgende Inhalte gehören in eine formgerechte Abrechnung:
- Der Zeitraum der Abrechnung
- Auflistung aller Betriebskostenarten
- Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
- Berechnung des Anteils der Mietpartei
Mieter haben ein gesetzliches Einsichtsrecht in die Abrechnungsunterlagen. Die Prüfungsfrist beträgt zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung. Bei Fragen zur Abrechnung ist eine schriftliche Rückfrage beim Vermieter möglich.
Fazit & Zusammenfassung
Betriebskosten sind laufende Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung einer Immobilie entstehen. Sie sind rechtlich definiert und betreffen sowohl private als auch gewerbliche Mietverhältnisse. Unterschiede zu Nebenkosten und nicht umlagefähigen Kosten sollten beachtet werden. Die Prüfung von Abrechnungen sowie eine klare vertragliche Grundlage schaffen Transparenz für alle Vertragsparteien.