Wie arbeiten wir in Zukunft?

Traditionell, flexibel oder agil – die Arbeitsweise bestimmt das Bürokonzept

Moderne Formen der Arbeit wirken sich auf alle Bereiche eines Unternehmens aus. Von der Unternehmensorganisation über die gelebte Führungskultur zur Büroraumplanung: die Art und Weise wie wir arbeiten entwickelt sich zum größten intrinsischen Einfluss- und Erfolgsfaktor eines Unternehmens.

Welches Konzept ist also das beste? Agile Working, flexibles Arbeiten oder traditionelle Büroarbeit? Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, worin sich die einzelnen Arbeitsweisen unterscheiden, welche Vorteile sie jeweils bieten und wie sie sich auf die Bürostruktur auswirken.

Traditionelles Arbeiten: Nine to Five

Bei der traditionellen Arbeitsweise sind die Mitarbeiter an feste Arbeitszeiten gebunden und haben ihren zugewiesenen Büroarbeitsplatz. Die Tätigkeiten der traditionellen Arbeitsweise sind natürlich genauso anspruchsvoll oder simpel wie bei moderneren Arbeitsformen, fordern jedoch bei ihrer Ausführung weniger Eigenverantwortung und gestatten Mitarbeitern eine geringere Souveränität.

Die traditionelle Büroarbeit findet in etablierten Abteilungen statt. Für dynamischen Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen muss immer ein – wenn auch geringer – Aufwand geleistet werden, beispielsweise mit dem Ansetzen von Meetings oder dem Durchführen von Telefonkonferenzen. Traditionelle Arbeitsumgebungen finden sich meist bei Unternehmen mit statisch-funktionaler Arbeitskultur.

Der große Vorteil der traditionellen Arbeitsweise liegt in den festen Abteilungen selbst. Über Jahre können die Mitarbeiter in ihr stabiles Umfeld hineinwachsen. Dadurch entstehen schlagkräftige Teams, die im Bestfall optimal aufeinander abgestimmt arbeiten. Außerdem herrschen in Unternehmen mit traditionellen Arbeitsformen klare Zuständigkeiten, was förderlich für den reibungslosen Arbeitsfluss sein kann.

Flexibles Arbeiten: Dynamik in Raum und Zeit

Im Unterschied zum traditionellen Arbeiten bieten flexible Arbeitsmodelle den Angestellten die Möglichkeit, ihre Leistung sowohl mit räumlichen als auch zeitlichen Freiheiten zu erbringen.

Oft sind die Arbeitsplätze im Büro bei dieser Methode frei wählbar. Die Mitarbeiter können also immer wieder aufs Neue wählen, von welchem Platz aus sie arbeiten möchten. Auch das Arbeiten in Projektteams (statt in Abteilungen) ist ein mögliches Element der flexiblen Arbeitsweise. Für die Dauer des jeweiligen Projektes sitzen die Beteiligten zusammen, um sich nach Beendigung wieder zu neuen Teams zusammenzufinden. Im Extremfall ist es Mitarbeitern komplett freigestellt, wo sie ihre Arbeit leisten – im Homeoffice, im Büro oder unterwegs.

Zudem wird Mitarbeitern beim flexiblen Arbeiten meist mit einer Gleitzeitregelung ein zeitlicher Korridor eingeräumt, innerhalb dessen sie ihre Stunden leisten können. In Einzelfällen steht den Mitarbeitern sogar gänzlich frei, zu welchen Tageszeiten sie arbeiten. Dies kann dann am Stück oder in mehreren Abschnitten Erfolgen. Jedoch muss die geforderte Arbeitszeit erfüllt werden.

Mit einer flexiblen Arbeitsweise fördern Unternehmen den Austausch zwischen den Abteilungen. Die dadurch erzeugten Synergien helfen, die nominellen Stärken einer Firma auch in die Realität umsetzen zu können. Zudem steigern die gewährten Freiheiten und die damit geforderte Verantwortung die Eigenmotivation der Mitarbeiter und ermöglichen Ihnen eine vorteilhaftere Work-Life-Balance.

Um die flexible Arbeitsweise grundlegend umsetzen zu können, müssen Unternehmen auch ihre Kommunikations- und Meetingkultur anpassen und die technischen Voraussetzungen dafür bereitstellen.

 Agiles Arbeiten: das Ergebnis zählt

 Agiles Arbeiten bedeutet für Mitarbeiter ein Minimum an Einschränkung und Maximum an Flexibilität für Ihre Arbeit. Dies bezieht sich auch auf die unterschiedlichen Arbeitsumgebungen (Klassische Arbeitsplätze, Kommunikationsflächen, Ruhebereiche, Fokusräume, etc.), die Mitarbeiter je nach Tätigkeit frei wählen können. Die Raumstruktur richtet sich nach den Anforderungen und Bedürfnissen der Mitarbeiter und ihren Aufgaben. Dies fördert insbesondere eine kreative, projektbezogene und eigenverantwortliche Arbeitsweise.

Agiles Arbeiten beinhaltet alle Elemente des flexiblen Arbeitens und hebt sich zusätzlich dadurch ab, dass der Fokus auf die tatsächlich erbrachte Leistung gelegt wird. Die Forderung nach der Einhaltung von Arbeitszeiten oder -orten ist beim agilen Arbeiten obsolet. Der Outcome wird hingegen zum entscheidenden Maß.

Auch wie die Ergebnisse der agilen Arbeit zustande kommen, bleibt dem Einzelnen überlassen. Ähnlich einem freien Mitarbeiter – allerdings in Festanstellung – werden zur Bewertung der Arbeit vornehmlich deren Ergebnisse herangezogen. Dadurch wird den Mitarbeitern das höchste Maß an Eigenverantwortung ermöglicht und die Philosophie der Ergebnis- und Vertrauenskultur vollständig gelebt. Für die Umsetzung agiler Arbeitsweisen wird jedoch auch eine agile Führungskultur benötigt: Vertrauen statt Kontrolle.

Das Agile Working bietet dem Arbeitnehmer den Vorteil, Arbeits- und Privatleben bestmöglich verbinden und eigene Methoden entwickeln zu können. Unternehmen profitieren vom Einräumen solch großer Freiheiten im Idealfall durch die Steigerung von Leistung und Kreativität ihrer Mitarbeiter. Zudem wirken Modelle hochattraktiv auf etwaige Bewerber.

Was bedeutet modernes Arbeiten fürs Büro?

Keine der drei Arbeitsweisen ist pauschal einer anderen über- oder unterlegen. Ebenso wenig findet man Unternehmen, die die aufgeführten Arbeitsweisen vollumfänglich und auf alle Mitarbeiter anwenden können. Vielmehr geht es um den gesunden Mix, der ein Unternehmen erfolgreicher und attraktiver macht. Klar ist: der Trend zeigt deutlich in Richtung Flexibilisierung und Agilität der Arbeit.

Moderne Büros kommen diesem Trend entgegen. Sie sind in ihren Strukturen weniger statisch und bieten Mitarbeitern verschiedene Kommunikationsräume, flexibel belegbare Arbeitsplätze und Rückzugsmöglichkeiten.

Noch vor wenigen Jahren wurden Büros rund um die Einzelarbeitsplätze geplant. Mit der Etablierung von flexiblen und agilen Arbeitsweisen hat sich die Herangehensweise der Büroraumplanung ins Gegenteil verkehrt: in den Kernbereich der Planung rücken die Kommunikationszonen, Einzelarbeitsplätze werden dagegen zu Sonderzonen.

Zwischen den beiden Extremen der stur-traditionellen Büroarbeit und des progressiven Agile Workings stehen Unternehmen vor der Herausforderung, mit einer individuellen Organisation ihre Stärken auszubauen und ihre Schwächen zu minimieren. Die verschiedenen Arbeitsweisen, die innerhalb dieser Organisationsstruktur Anwendung finden, sind auch der Haupteinflussfaktor für das Bürokonzept eines Unternehmens, denn: nicht der Raum, in dem wir arbeiten, sollte unsere Arbeitsweise bestimmen – unsere Arbeitsweise bestimmt den Raum.

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