Surprise! Homeoffice.

Aufgrund der aktuellen Herausforderungen durch das Coronavirus arbeiten viele Berufstätige zuhause. Um auch in den eigenen vier Wänden erfolgreich und vor allem fokussiert zu sein, ist es wichtig einige Grundregeln zu beachten. Neben einer einladenden Arbeitsumgebung und eines systematisch geplanten, aber auch diszipliniert gelebten, Arbeitstag sind es jedoch vermehrt auch technologische Anforderungen, welche wir an unsere Arbeitsumgebung zuhause stellen.

Während die meisten Arbeitnehmer bereits punktuell im Homeoffice gearbeitet haben, so treten manche Anforderungen erst nach mehreren Tagen wirklich zutage. Antworten auf die Frage, was es bedeutet, seinen Arbeitsmittelpunkt ins Homeoffice zu verlagern haben unsere Kollegen aus dem Bereich Workplace Consulting zusammengefasst.

Arbeitsumgebung | In welcher Umgebung funktionieren wir am besten?

Arbeitszimmer
Der Homeoffice-Arbeitsplatz muss ungestörtes und konzentriertes Arbeiten ermöglichen. Für eine angenehme Umgebung sollte der ruhigste und hellste Bereich des Hauses oder der Wohnung gewählt werden. Zudem ist darauf zu achten, dass eine „normale“ und belastungsfreie Sitzhaltung eingenommen wird. Als Arbeitsfläche sind Tischoberflächen geeignet, die eine sichere Auflage für der Rechner ermöglichen.

Oberflächen | Kabel | Infrastruktur
Eine geordnete Kabelführung schafft nicht nur Ruhe und Ordnung am Arbeitsplatz, sondern garantiert auch Stolperfreiheit und reduziert Ablenkung sowie mögliche Unfallgefahren.

Eindruck bei Videokonferenzen
Speziell bei Videokonferenzen achtet man nicht ausschließlich auf den Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin. Verstärkt wird auch der Umgebungseindruck des Büros wahrgenommen. Daher Ist es wichtig, bei Videokonferenzen die Kameraposition auf Augenhöhe zu bringen und eine natürliche Sitzhaltung einzunehmen. Das entspannt außerdem den Rücken bei längeren Videokonferenzen.

Ist die Wohnung groß genug? Wie viele Personen leben im Haushalt?
Ein Home-Arbeitsplatz eignet sich nicht immer als vollständiger Ersatz für die gewohnte Arbeitsumgebung. Bei Mehrpersonenhaushalten spielt häufig eine Rolle, dass eine konzentrierte Arbeitsweise nur durch getrennte Räume möglich ist. Daher sollten auch Möglichkeiten zur konzentrierten Arbeitsweise durch z.B. geeignete Räume oder Bereiche in Wohnflächen geschaffen werden.

Kinderbetreuung
Eine angemessene Kinderbetreuung während der Arbeitszeit zu finden stellt für berufstätige Eltern eine große Herausforderung dar. Je nach Alter der Kinder, können zeitweise unterschiedliche Angebote (z.B. Notfallbetreuung) in Frage kommen.

Arbeitskultur | Homeoffice or Home Chill?

Der richtige Start in den Tag
Den Tag am Abend vorher strukturieren, sodass der neue Arbeitstag entspannt nach dem Frühstück gestartet werden kann.

Klares Zeitmanagement
Die gewohnten Pausen (z.B. Mittagspause, Kaffeepause) sind wichtig. Es ist dabei sinnvoll, gewohnte Bürozeiten inkl. Mittagspause einzuhalten. Ein ähnlich strukturierter Tagesablauf wie im Büro hilft bei der Arbeitszeiteinteilung und bringt Routine.

Privates Handy stumm schalten
Sofern ein Diensttelefon verfügbar ist, empfiehlt es sich, das private Handy auf stumm zu schalten und nur periodisch auf neue Nachrichten zu prüfen. Wenn zur vorübergehenden Arbeit im Homeoffice das Privattelefon notwendig ist, ist es hilfreich die Push-Nachrichten von Freizeit-Apps auszuschalten, um ein ungestörtes Arbeiten zu ermöglichen.

Tägliche Videocalls mit dem Team
Tägliche Videoanrufe mit dem Team sind zur internen Abstimmung enorm wichtig. Hier empfiehlt es sich, nach Möglichkeit auch die Webcam zu nutzen. Dies schafft ein gutes Teamgefühl und ist ein Ansporn zur Einhaltung der Arbeitsumgebung. Teamanrufe können für diejenigen, die nicht an der Besprechung teilnehmen können, auch aufgezeichnet werden. Vereinbaren Sie eine Plattform, trainieren Sie und machen Sie es sich zur Gewohnheit.

Einladung von Kunden zu Videokonferenzen
Kundentermine, welche aufgrund von Quarantänemaßnahmen nicht mehr oder nur beschränkt möglich sind, können ebenso auf eigenen Unternehmensplattformen stattfinden. Dazu sollte die IT des Unternehmens Standardprogramme vorschlagen und die entsprechende Infrastruktur einrichten.

Unterschriftenregelung: Digitale Signatur
Unternehmen, welche noch auf analoge Unterschriften angewiesen sind, sollten den Prozess, wenn möglich, über elektronische Signaturen digitalisieren. Notwendige Originalunterschriften können kostengünstig mit Hilfe von Stadtkurieren abgewickelt werden.

Technologie | Das richtige Rüstzeug

Die richtige digitale Arbeitsumgebung
Damit eine gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Inhalten problemlos möglich ist, setzen Sie Kommunikations- und Dokumentenaustauschprogramme wie Slack, Skype, Teams, Google docs, Salesforce, Chatter, Quip, Hive, DropBox etc. ein.

Bildschirmübertragung nutzen
Viele Videokonferenz-Programme erlauben die Übertragung des eigenen Bildschirmes. Dies spart Zeit und macht das zusenden von Beispieldokumenten zur Erläuterung oft überflüssig.

VPN-Tunnel für Serverzugänge
Mit der Einrichtung einer VPN-Verbindung kann auch der Zugriff auf Dokumente, die auf dem zentralen Server liegen, gelöst werden. Hierzu ist in der Regel der IT-Administrator einzuschalten.

Quick-Support durch die Unternehmens-IT
Für einen schnellen Support sollten die Kontaktdaten der IT-Administration griffbereit sein. Bei größeren Unternehmen kann die Einrichtung von eigenen Chat-Kanälen und Support-Adressen sinnvoll sein.

Hardware
Ein großer Bildschirm schont die Augen und macht die Arbeit im Homeoffice angenehmer. Bei längerer Arbeit von Zuhause aus, sollte der Umzug dieses Equipments nach Hause in Erwägung gezogen werden. Dies können Mitarbeiter selbst über Taxifahrten organisieren. Bei größeren Unternehmen sind Sammelfahrten nach Stadtbezirken sinnvoll.

Wifi & Personal Hotspot
Sollte das WLAN mal nicht funktionieren gibt es immer noch die Möglichkeit, eine Hotspot-Verbindung über das Handy aufzubauen. Mit genügend Datenvolumen sind diese Verbindungen sehr stabil und schnell. Bei längerem Gebrauch fallen Gebühren an, die vom Arbeitgeber übernommen werden sollten.

Homeoffice ist kein neues Konzept und profitiert enorm durch mobile Technologien. Unzählige Studien belegen bereits, dass wir unsere Büros vor allem für Abstimmungen und Meetings schätzen. Die eigentliche Arbeit kann hingegeben zumeist von zu Hause aus erledigt werden könnte. Demnach bietet die aktuelle Herausforderung die Chance, Abstimmungsabläufe zu digitalisieren und konzentriert jene Aufgaben abzuarbeiten, wofür im Büroalltag oft keine Zeit ist.

Um den Alltag im Homeoffice von Zeit zu Zeit aufzufrischen, laden Sie Gäste oder Referenten ein, sich an den Calls Ihres Teams zu beteiligen. Bringen Sie das obere Management dazu, gelegentlich in eine Teambesprechung einzutreten. Dies vermittelt das Gefühl des Zusammenstehens in dieser Zeit und wird Ihr Team auch für die Zukunft noch stärker zusammenschweißen.

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Arbeitsplatzexperten des Colliers Workplace Advisory Teams erstellt. Die Berater bei Colliers Workplace Advisory unterstützen externe und interne Kunden bei der strategischen Gestaltung ihrer Arbeitsplätze zu und dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren.